براي ورود به اين بخش بر روي لينک کاربران کليک کرده تا وارد صفحه زير شويد.
همچنين سطح دسترسي آنان به عنوان رئيس، مدير و ... متفاوت است که در اين بخش قابل تعريف مي‌باشد. البته کاربري استاد يا دانشجو باشد از اين طريق قابل تعريف نمي‌باشد.
نوع: مي‌توان نوع کاربري را به منظور جستجو محدود نمود.
واحد: مي‌توان واحد سازماني کاربر را به منظور جستجو محدود نمود.
نام خانوادگي: مي‌توان بر اساس نام خانوادگي فرد جستجو انجام داد.
نام: مي‌توان بر اساس نام فرد جستجو انجام داد.
شناسه: مي‌توان بر اساس شناسه کاربري جستجو انجام داد.
مجوز دسترسي: براي کاربران سيستم مجوز دسترسي تعيين مي‌شود و مي‌توان جستجو را بر اساس سطح دسترسي افراد انجام داد. با انتخاب اين گزينه و مجوز مورد نظر از ليست کشويي موجود و فشردن کليد " تاييد " در بالاي صفحه ليست کاربراني که داراي مجوز مورد نظر مي باشند نمايش داده خواهدشد.
داراي نقش: نقش فرد به عنوان کارشناس و يا نقشهاي ديگر مشخص مي‌شود تا جستجو محدود شود.
پس از محدود کردن حيطه جستجو بر روي لينک آن کليک کرده تا جستجو انجام شود.
پس از جستجوي کاربر و کليک بر روي کاربر مورد نظر مي‌توان اطلاعات کامل تعريف شده براي آن را مانند شکل زير مشاهده نمود.
سپس وارد صفحه زير مي‌شود که مي‌توان اطلاعات تعريف شده براي کاربر را مشاهده و وضعيت کاربر را در زير آن تعريف کرد. وضعيت کاربر را مي‌توان مسدود، تکميل اطلاعات و تغيير رمز عبور تعيين کرد.
مسدود: کاربر ديگر مجوز دسترسي ندارد. معمولاً براي بازنشسته‌ها اين اتفاق مي‌افتد که پس از بازنشستگي دسترسي به سيستم ندارند.
تکميل اطلاعات: کاربر بايد اطلاعات صفحه خود را تکميل نمايد.
تغيير رمز عبور: کاربر به محض ورود به صفحه بايد رمز خود را تغيير دهد. رمز جديد را که حداقل از شش حرف تشکيل مي‌شود وارد نموده و گزينه تغيير رمز را کليک نمائيد.
مورد بعدي اضافه کردن کاربري جديد مي‌باشد. با کليک بر روي اين لينک يک کاربر غيرفعال به ليست اضافه مي‌شود و با کليک بر روي آن وارد صفحه زير مي‌شود.
تنها با تعريف اين قسمت از کاربري، کاربر تعريف شده مي‌تواند با اطلاعات پايه وارد سيستم شود. در واقع در قسمت اول به کاربر يک نقش کلي در يک واحد سازماني کلي نسبت داده شد ولي در اين قسمت مي‌توان نقشهاي ديگري به صورت جزئي نيز براي او تعريف کرد، چون ممکن است همين کاربر نقش ديگر نيز به عهده داشته باشد. مثلاً در واحد بين‌الملل ممکن است يک نفر مسئوليت چند بخش مانند کارشناس بخش عمران، مواد و ... را به عهده داشته باشد. نقش مجموعه‌اي از مجوزهاي مختلف را شامل مي‌شود. پس از انتخاب نقشها و مجوزها از کادر آنها، با کليک بر روي گزينه‌هاي اضافه کردن به نقشهاي اين کاربري و اضافه کردن به مجوزهاي اين کاربري به ترتيب نقش و مجوز جديد افزوده مي‌شود. ضمناً يک کاربر با نقشهاي متفاوت، مجوزهاي متفاوتي دارد و با هر يک از کاربري‌ها که وارد سيستم مي‌شود، مجوز همان نقش را دارد. همچنين براي فعال کردن کاربري بايد تيک بخش مربوط به (نوع کاربري غيرفعال است) برداشته شود.
براي تعريف کاربري به تعريف کاربر جديد در صفحه اول کاربران مراجعه نماييد.
1- ابتدا مشخصات اوليه کاربر وارد شود.
نوع اصلي کاربري: ابتدا بايد نوع کاربري مشخص شود که شامل مسئول سيستم، مدير، کارشناس، کاربر اداري و ... مي‌باشد.
نام: نام کاربر وارد مي‌شود.
نام خانوادگي: نام خانوادگي کاربر وارد مي‌شود.
شماره ملي: شماره ملي کاربر وارد مي‌شود.
جنسيت: جنسيت کاربر مشخص مي‌شود.
پست الکترونيک: آدرس پست الکترونيک کاربر وارد مي‌شود.
شناسه کاربري: براي هر کاربر يک شناسه در نظر گرفته مي‌شود که معمولاً يک عبارت انگليسي مانند Admin مي‌باشد.
واحد سازماني: واحد سازماني براي شخص تعريف مي‌شود که نشان دهنده جايگاه کاربر در چارت سازماني مي‌باشد. در واقع حوزه فعاليت کاربر در دانشگاه مشخص مي‌شود.
کد سوفا: توسط اين کد ارتباط کاربر با سيستم اداري-مالي مشخص مي‌گردد.
2- پس از وارد کردن اطلاعات با کليک بر روي گزينه ذخيره، کاربر جديد تعريف مي‌شود.
پس از تعريف کاربري‌هاي متعدد کارشناس پس از ورود به صفحه شخصي خود مانند شکل زير در قسمت مشخص شده مي‌تواند يکي از کاربري‌هاي تعريف شده براي خود را انتخاب کرده و وظايف خود را انجام دهد.
