متغيرهاي واحد:
هر دانشکده يا واحد نياز به تعريف پارامترهايي دارد که بتواند اطلاعاتي را از دانشجويان خود دريافت نمايد. به عنوان مثال، واحدهاي مجازي پارامتري با عنوان محل آزمون تعريف مي‌کنند که به دانشجويان واحد مجازي حق انتخاب براي تعيين حوزه مي‌دهد که مي‌تواند تهران، تبريز، مالزي، دبي و ... باشد. بنابراين متغير تعريف شده مي‌تواند داراي مقاديري باشد که در اين مثال خاص محل‌هاي آزمون مي‌باشد. در واقع متغيرهاي واحد به گونه‌اي انعطاف‌پذيري سيستم براي قوانين را افزايش مي‌دهد.
براي ورود در صفحه اول جستجو و در صفحه تعريف دانشکده، بخش و واحد ستادي اين گزينه وجود دارد و با کليک وارد صفحه زير مي‌شود.
الف- در اين صفحه مي‌توان متغير جديدي تعريف کرد.
ب- همچنين مي‌توان متغيرهاي تعريف شده قبلي را حذف نمود.
با کليک بر روي گزينه تعيين متغير جديد صفحه زير باز مي‌شود.
در اين صفحه موارد نوع تا قسمت واردکنندگان مشترک مي‌باشد که به تفصيل توضيح داده خواهد شد. با انتخاب انواع مختلف تغييراتي در بعضي از آنها به وجود مي‌آيد که پس از موارد مشترک به آنها خواهيم پرداخت.
نوع: در اين بخش نوع متغير جديد تعيين مي‌شود که داراي ويژگيهاي خاص خود مي‌باشد.
عنوان: عنواني براي متغير جديد تعريف مي‌شود که مي‌تواند فارسي يا لاتين باشد.
عنوان لاتين: عنوان لاتين براي برچسب متغير تعريف مي‌شود.
ترتيب نمايش: براي فرمي که قرار است متغيرها در آن به نمايش درآيند ضروريست که ترتيب متغيرها مشخص شود. در واقع عدد وارد شده در اين قسمت مشخص مي‌کند کد برنامه ترتيب آنها را چگونه قرار دهد. مثلاً در زيرسيستم پژوهشي براي ژورنالها بايد بعد از قسمت (از صفحه) فوراً گزينه (تا صفحه) بيايد و اين دو کنار هم باشند.
مجموعه تکميل خودکار: اين بخش به منظور جستجوي خودکار موارد است. مثلاً در زيرسيستم پژوهشي اگر نام تعدادي ژورنال قرار داده شده باشد، کاربر مي‌تواند با تايپ چند حرف اول کلمه، کل آن را مشاهده نمايد. همچنين امکان تعريف مجموعه خودکار مي‌باشد. به عنوان مثال اگر بنا به جستجوي کشورها از ليست باشد، به محض تايپ Fr کلمه France نمايان مي‌شود.
مشخصات رفتاري:
اين بخش بيشتر در قسمت پژوهشي اهميت پيدا مي‌کند و به جز در نوع توضيحات و تابع در بقيه گزينه‌هاي انواع مشترک مي‌باشد.
کاربر حق اصلاح مقدار وارد شده قبل از ارسال را ندارد: يعني اينکه اگر متغيري مانند نام پدر از يک فرم را حتي يک بار دريافت کرديم و دانشجو براي يک بار آن را وارد نمود و ذخيره کرد، ديگر حق تغيير آن را ندارد.
اين متغير مربوط به مشخصات ذينفعان مي‌باشد: مثلاً اگر کسي مقاله‌اي را در زيرسيستم پژوهشي وارد نمايد و اسامي نويسندگان همکار را هم درج نمايد، با تيک خوردن اين بخش موظف است تمامي اطلاعات همکاران را نيز وارد نمايد.
ورود اين متغير جهت ارسال اختياري است: اين گزينه بدين معني است که پس از پر کردن فرم، ارسال آن اختياري مي‌باشد. مثلاً براي وارد کردن اطلاعات مقاله ممکن است به دليل عدم داشتن IF آن ژورنال، بخش مربوطه را خالي بگذارند و اين کار در روند کار مشکلي پيش نمي‌آورد.
ورود اين متغير جهت ذخيره اختياري است: اين گزينه بدين معني است که ذخيره مقادير متغير تعريف شده اختياري مي‌ياشد. مثلاً IF مقاله را وارد کنند و در صفحه خود باقي مي‌ماند ولي ذخيره آن براي ارسال اختياري است.
مشاهده مقدار اين متغير کنترل شده است: به عنوان مثال ممکن است متغيري در يک فرم امتياز اشخاص را تعريف نمايد و به دليل محدود کردن نمايش براي ديگران، تيک اين بخش را مي‌زنند.
مقدار اين متغير در ليست نمايش داده شود: با تيک زدن اين گزينه مقادير آن نمايش داده مي‌شود. به عنوان مثال متغيرهاي مختلفي براي کتاب تعريف مي‌شود ولي در ليست کتابها نيازي به نمايش همه آنها نيست.
حال براي ترتيب قرار گرفتن مقادير يک متغير به صعودي و نزولي ترتيبي اتخاذ شده که مشخص شود مثلاً لسيت کردن مقالات بر اساس سال انتشار آنها. در ادامه، الويت متغير متغيرها نيز تعيين مي‌شود. به عنوان مثال، براي ليست کردن مقالات ابتدا سال انتشار آنها را منظور کرده و سپس در مقالات هر سال، IF مقالات را در نظر گرفته و بر اساس آن ليست مي‌شوند.
واردکنندگان: در اين بخش مشخص مي‌شود که چه کساني مي‌توانند اين اطلاعات را وارد نمايند.
تا اين بخش بين انواع مشترک بود. از اين پس با تغيير نوع در اين صفحه تغييرات مختصري خواهد داشت که مي‌توانيد در لينک زير انواع آن را مشاهده نماييد.
اگر در نوع، متن فارسي، لاتين و فارسي-انگليسي را انتخاب نماييم علاوه بر موارد مشترک داراي دو بخش طول نمايشي و حداکثر حرف مي‌باشد.
حداکثر حروف: حداکثر کاراکترهاي ورودي را مشخص مي‌کند.
در نهايت با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.
همچنين اگر عدد فارسي به همراه خط تيره، عدد لاتين به همراه خط تيره، عدد فارسي به همراه کاما، عدد لاتين به همراه کاما، عدد فارسي به همراه خط تيره و کاما، عدد لاتين به همراه خط تيره و کاما انتخاب شوند، همه موارد مانند متن فارسي مي‌باشد با اين تفاوت که برحسب تيتر آنها مي‌توان علاوه بر عدد از خط تيره، کاما و يا هر دوي آنها استفاده نمود.
اگر در نوع، عدد بدون اعشار فارسي، عدد بدون اعشار لاتين، عدد اعشاري فارسي، عدد اعشاري لاتين را انتخاب نماييم، علاوه بر موارد مشترک داراي دو بخش حداقل و حداکثر مي‌باشد که بازه اعداد ورودي را تعيين مي‌کند.
حداقل: کمترين عدد ورودي را مشخص مي‌کند.
حداکثر: بيشترين عدد ورودي را مشخص مي‌کند.
سپس با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.
اگر در نوع، تاريخ، تاريخ فارسي/ لاتين را انتخاب نماييم، علاوه بر موارد مشترک، مشخصات و حداکثر سال گذشته نيز تعيين مي‌کند.
مشخصات:
· روز نمايش داده نشود: با تيک زدن اين بخش روز تاريخ نمايش داده نمي‌شود.
· وارد کردن ماه اجباري باشد: حتماً بايد ماه تاريخ وارد شود.
· وارد کردن روز اجباري باشد: حتماً بايد روز تاريخ وارد شود.
حداکثر سال گذشته: در اين بخش قديمي‌ترين سالي را که کاربران مي‌توانند وارد کنند، تعيين مي‌شود.
سپس با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.
اگر در نوع، ساعت و معدل وارد شوند، فقط موارد مشترک وجود دارد.
نکته: اگر در نوع، پست الکترونيک انتخاب شود فقط موارد مشترک وجود دارد با اين تفاوت که در کد برنامه چک مي‌شود که اطلاعات ورودي شامل موارد مورد نياز پست الکترونيک مانند علامت @ باشد.
اگر در نوع، ليست انتخابي انتخاب شود، مي‌توان ليستي از موارد تعريف کرد که کاربر از بين آنها حق انتخاب داشته باشد.
مقادير از طريق زير وارد مي‌شوند:
در جعبه مقادير ليست در هر خط ابتدا يک مقدار عددي (صحيح يا اعشاري)، سپس يک فاصله و مقدار نمايشي فارسي، سپس علامت | (ميله‌اي) و نهايتاً مقدار نمايشي لاتين را وارد مي‌نماييم. همچنين مي‌توان بدون عددگذاري، شماره‌گذاري خودکار را انتخاب کنيم. مقادير عددي وارد شده در بخش ابتدايي ممکن است نمايش داده نشود ولي در جاهاي ديگري مورد استفاده قرار گيرد.
سپس با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.
اگر در نوع، ليست انتخابي سيستم انتخاب شود، در واقع داراي کلاسهاي متفاوت يا به عبارتي ليست‌هاي ثابت مي‌باشد و کاربر مجاز است تنها از بين اين ليست انتخاب نمايد. به عنوان مثال، اطلاعات بانکهايي که اشخاص در آن حساب دارند مانند بانک ملي، ملت و ... در ليستي براي آنها نمايش داده مي‌شود و يا ليستي از وضعيت تحصيلي از جمله دانشجو، فارغ‌التحصيلي و ... وجود دارد که کاربران تنها قادرند از بين موارد ليست گزينه مورد نياز خود را انتخاب نمايند.
اگر در نوع، جعبه تيک انتخاب شود، به منظور انتخاب يک جعبه براي مثلاً موافقت با موضوعي مي‌باشد که کاربر مي‌تواند در آن تيک بزند. بقيه موارد اين بخش مشترک مي‌باشد.
سپس با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.
اگر در نوع، جعبه تيک انتخابي انتخاب شود، علاوه بر موارد مشترک اين اختيار را ايجاد مي‌کند که بتوان ليستي ايجاد کرد تا کاربر بتواند با تيک زدن آنها نياز خود را انتخاب نمايد. به عنوان مثال، از کاربر سوال مي‌شود که چند روز در هفته را براي رفتن به استخر انتخاب مي‌کند. موارد اين صفحه مانند ليست انتخابي مي‌باشد.
اگر در نوع، کاربر انتخاب شود، مي‌توان مسئولي را براي مثال در فرم، جهت مديريت يک متغير خاص تعيين کرد. مسئول مي‌تواند از بين دانشجويان، اساتيد، کارشناسان و ... برگزيده شود.
سپس با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.
اگر در نوع، توضيحات انتخاب شود، علاوه بر موارد مشترک، مي‌توان توضيحاتي در مورد يک متغير خاص وارد نمود. همچنين فونت، سايز، اندازه و رنگ توضيحات را تعيين نمود.
سپس با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.
اگر در نوع، تابع انتخاب شود، مي‌توان در سيستم تابعي تعريف نمود که بتواند از اطلاعات فرد، اطلاعات جديدي توليد نمايد. براي مثال، تابع جديدي تعريف مي‌شود که تاريخ تولد را به علاوه 20 نمايش دهد يا اينکه تابعي از روي تاريخ تولد، سن اشخاص را محاسبه نمايد. توابع بايد توسط افراد متخصص که اطلاع کاملي از سيستم دارند، تعريف شود.
سپس با گزينه تأييد ذخيره مي‌شود.